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WEG-Verwaltung | Aufgaben der Hausverwaltung und Verwalter-Auswahl


Als Käufer einer Eigentumswohnung bzw. Bauherr eines Wohnhauses mit Eigentumswohnungen kommt man nicht umhin, sich mit den gesetzlichen Vorschriften des Wohnungseigentumsrechts, aber auch praktischen Fragen wie der Auswahl des passenden WEG-Verwalters zu befassen.


WEG-Verwaltung durch unabhängige Firma oder Eigenverwaltung?

Beim Eintritt in bestehende Eigentümergemeinschaften ist in der Regel eine professionelle Verwaltung bestellt, der die laufende Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt. Wenn jedoch einer der Miteigentümer zum Verwalter bestellt ist, sollte man damit rechnen, dass es zukünftig eher zu Verwaltung von Wohneigentum als Aufgabe der Hausverwaltung | Foto: (c) elxeneize / Fotolia.comInteressenkonflikten zwischen den Eigentümern kommen kann, als bei Einsatz einer unabhängigen Hausverwaltungsfirma. Das liegt in dem Umstand begründet, dass der Miteigentümer auch Eigeninteressen haben kann, die den Vorstellungen der Wohnungseigentümergemeinschaft zuwiderlaufen. 

Bei noch im Bau befindlichen Eigentumswohnungen wird die Verwaltung von der Bauherrngemeinschaft bzw. dem Bauträger bestellt, sodass hier in der Regel kein Miteigentümer, sondern eine Fremdverwaltung eingesetzt wird. Gewisse Vorsicht ist beim Kauf einer Eigentumswohnung vom Bauträger geboten. Die Bauträgergesellschaft wird häufig für die ersten 3 Jahre die Verwaltung an eine verbundene Hausverwaltung vergeben, um in der Gewährleistungszeit bessere Einflussmöglichkeiten zu haben. So besteht dann für den Käufer das Risiko, dass die Ansprüche auf Beseitigung von Baumängeln nach Einzug bzw. die Beseitigung von Gewährleistungsmängeln zum Ende der Gewährleistungszeit nicht so leicht durchzusetzen sind wie bei einer unabhängigen Verwaltung, die ausschließlich im Interesse der Eigentümer handelt. 

Nach den Regelungen des § 18 WEG 
kann jeder Eigentümer verlangen, dass das Wohnungseigentum ordnungsgemäß verwaltet wird. Dabei kommt es insbesondere bei kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften durchaus vor, dass die Verwaltung von einem der im Haus wohnenden Eigentümer selbst erledigt wird. In der Regel werden jedoch Wohnungseigentumsanlagen von einem unabhängigen professionellen Verwalter betreut. Die Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters ist im § 26 WEG geregelt, der mit der WEG-Novelle vom Dezember 2020 gravierend geändert wurde. Gemäß § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter im Gegensatz zur alten Regelung jederzeit abberufen werden. Der Vertrag mit dem Verwalter endet "automatisch" 6 Monate nach seiner Abberufung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Neufassung dieses Paragraphen ermöglicht es also den Eigentümern, den Verwalter z.B. im Falle anhaltender Schlechtleistung schon vor Ablauf der ursprünglich vereinbarten Vertragslaufzeit abzuberufen.

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Im Interesse der Wohnungseigentümer: Diese Vorgaben muss der WEG-Verwalter erfüllen

Unabhängig davon, ob eine Eigen- oder Fremdverwaltung eingesetzt ist, muss sich jeder Verwalter an die grundlegenden Vorgaben des WEG für eine "ordnungsgemäße und dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechende Verwaltung" halten. Diese Vorgaben sind:
  • Aufstellung einer Hausordnung
  • Ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums
  • Abschluss einer Feuerversicherung zum Neuwert und einer angemessen Haus- und Grundbesitzerhaftplicht-Versicherung
  • Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung (seit 01.12.2020 Erhaltungsrücklage)
  • Aufstellung eines Wirtschaftsplans gemäß § 28 WEG
  • Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung von Telekommunikationsanschlüssen (Telefon und Rundfunkempfangsanlage) und eines Energieversorgungsanschlusses eines Wohnungseigentümers erforderlich sind.

Hilfe bei der Suche nach einer WEG-Verwaltung

Letzlich gibt es aber im Gesetz keine eindeutigen Kriterien dafür, was genau unter dem Begriff "ordnungsgemäße Verwaltung" zu verstehen ist. Schon dieser Umstand führt dazu, dass die Auswahl einer passenden WEG-Verwaltung mit entsprechender Qualifikation nicht so einfach ist. Zuerst schauen viele auf die Kosten für eine Hausverwaltung. Diese setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Unterschiede ergeben sich durch: Region, Größe, Art der Verwaltung.

Erschwerend kommt hinzu, dass für den Beruf des "Hausverwalters" kein bindendes berufliches Leitbild wie z.B. bei Steuerberatern vorgeschrieben ist. Allerdings haben sich seit geraumer Zeit in der Wohnungswirtschaft eine Reihe von Ausbildungsberufen etabliert, darunter beispielsweise die Ausbildung zum "Kaufmann/-frau der Gründstücks- und Wohnungswirtschaft.  Wer also eine WEG-Verwaltung sucht, sollte in jedem Fall nach der Qualifikation des WEG-Verwalters und seiner Mitarbeiter fragen. Mit der Novelle des WEG vom Dezember 2020 wurden Bestimmungen zu einer "Zertifizierung" eingeführt. Nach Ablauf der Übergangsfrist am 01.12.2022 können Wohnungseigentümer grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gemäß § 26a WEG fordern. Unabhängig von dieser neuen Zertifizierung ist es für die Eigentümergemeinschaft wichtig, einen in jeder Hinsicht zuverlässigen Verwalter einzusetzen, weil der Verwalter die Instandhaltungsrücklage (seit 01.12.2020 Erhaltungsrücklage) und auch die Wohngelder treuhänderisch für die Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet. Der Verwalter ist also eine Vertrauensperson und sollte durch sein Auftreten und die Organisation seines Geschäftsbetriebs auch das entsprechende Vertrauen ausstrahlen.

Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung?

Zwar bestimmt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in § 18, Abs. 1, dass die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer obliegt und mithin eine gemeinschaftliche Verwaltung durch alle Eigentümer möglich ist. Die Praxis zeigt jedoch, dass "eigentlich immer" ein Verwalter bestellt wird. Die Aufgaben im Rahmen der WEG-Verwaltung sind vielfältig und decken unterschiedliche Bereiche ab, sollten aber nicht mit denen der Mietverwaltung verwechselt werden. Ein WEG-Verwalter ist, soweit es sich nicht um einen der Eigentümer handelt, für fremdes Vermögen verantwortlich. Aufgrund dieser Tatsache sollte es in jedem Fall ein Vertrauensverhältnis zwischen dem Verwalter und der betreffenden Wohnungseigentumsgemeinschaft geben, denn schließlich geht es in den meisten Fällen um größere Vermögenswerte. Dabei sollte der WEG-Verwalter jedoch immer unparteiisch bleiben, um Interessenkonflikte innerhalb der Gemeinschaft zu vermeiden.

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Kaufmännische Aufgaben einer WEG-Verwaltung

Die Führung der "Verwaltungsgeschäfte" einer WEG erfordert unbedingt ein kaufmännisches Verständnis vom eingesetzten Verwalter. Zentral ist dabei die kontinuierliche Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Gemeinschaft. Durch eine lückenlose Buchführung hat die WEG-Verwaltung stets einen genauen Überblick über die Finanzen der Gemeinschaft und kann so genau über die wirtschaftliche Lage urteilen. Selbstverständlich gehört es zu den wichtigten Aufgaben des WEG-Verwalters, die Eigentümer in regelmäßigen Abständen über den wirtschaftlichen Stand der Gemeinschaft in Kenntnis zu setzen.

Wichtig für das kaufmännische Management der WEG sind unter anderem:

  • Erstellung des Wirtschaftsplans
  • Überwachung der Hausgeld-Zahlungen
  • Lohnbuchhaltung für eventuelle Mitarbeiter
  • Finanzbuchhaltung und laufender Zahlungsverkehr
  • Verwaltung der Instandhaltungsrücklage (seit 01.12.2020 Erhaltungsrücklage)
  • Abschluss von Verträgen mit Dienstleistern und Medienlieferanten (Strom, Wasser, etc.)

  • Im Gegensatz zur Mietverwaltung ist die WEG-Verwaltung allerdings nur für das Gemeinschaftseigentum, nicht jedoch für das Sondereigentum des jeweiligen Eigentümers (also alle innerhalb der Wohnung liegenden Teile gemäß der Teilungserklärung) verantwortlich, sofern die Hausverwaltungsfirma nicht im Auftrag des jeweiligen Eigentümers auch die Sondereigentumsverwaltung (SEV) übernimmt, was im Falle der Fremdvermietung der Eigentumswohnung häufig vorkommt. Um all diese Aufgaben gut und richtig erfüllen zu können, sollte der Verwalter über eine kaufmännische Ausbildung, am besten in der Immobilienwirtschaft verfügen. Aufgrund der Komplexität und des Umfanges der Aufgaben, die im kaufmännischen Bereich erledigt werden müssen, lohnt sich in den meisten Fällen eine professionelle WEG-Verwaltung.

    Technische Aufgaben der WEG-Verwaltung

    Der Hausverwalter wird gelegentlich mit dem Hausmeister verwechselt, obwohl beide verschiedene Aufgabenbereiche haben. Während ein Hausmeister vorwiegend handwerkliche Aufgaben erfüllt, konzentriert sich der WEG-Verwalter auf die Organisation und Administration der technischen Aufgaben. Jedenfalls hat der WEG-Verwalter für einen reibungslosen technischen Betrieb des Hauses zu sorgen. Dies schließt unter anderem die Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern oder die Überwachung von Verbrauchswerten (etwa Energie, Wasser, Wärme) ein. Auch die Organisation und Durchführung von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten obliegt dem WEG-Verwalter.

    Darüber muss sich der WEG-Verwalter auch um den Abschluss und die Aufrechterhaltung von notwendigen Versicherungen wie der Gebäudeversicherung und der Grundbesitzer-Haftplichtversicherung kümmern. Wann immer ein Schaden am Gemeinschaftseigentum entsteht, der von einer Versicherung abgedeckt wird, ist es die Aufgabe des Verwalters, die Kommunikation mit der Versicherung zu führen sowie die Erstattung der Kosten durch die Versicherungsgesellschaft zu überwachen. Wie man sieht spielt der Hausverwalter eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Betrieb einer Wohnungseigentümergemeinschaft und sollte demnach mit Bedacht gewählt werden.

    Rechtliche Aufgaben eines WEG-Verwalters

    Wie das Wort Verwalter schon sagt, vertritt dieser die Interessen der Eigentümer gegenüber den Behörden, Auftragnehmern, Versicherungen, Grundstücksnachbarn und anderen Parteien. Die wichtigste Aufgabe ist dabie sicher die juristische Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber Dritten, aber auch gegenüber Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft, die gegen ihre Pflichten (z.B. Hausgeldzahlung) verstoßen. Wichtige rechtliche Aufgaben des Verwalter sind etwa:

  • Die Beachtung und Umsetzung aller gesetzlichen Vorschriften

  • Die Verhandlung mit Ämtern und die Beschaffung von Genehmigungen

  • Prüfung und Abschluss von Verträgen mit Auftragnehmern

  • Organisatorische Aufgaben einer WEG-Verwaltung

    Letztlich ist es die zuverlässige und termingerechte Erfüllung der vielfältigen organisatorischen Aufgaben und die regelmäßige Kommunikation mit den Eigentümern, die eine gute WEG-Verwaltung ausmachen.  Auch die regelmäßige Zusammenkunft aller Eigentümer im Rahmen von Eigentümerversammlungen wird von der WEG-Verwaltung organisiert. Darüber hinaus obliegt dem WEG-Verwalter die Verantwortung, dass alle Abläufe innerhalb der Gemeinschaft problemlos vonstatten gehen. Dazu zählt etwa die Aufstellung und Durchsetzung der Hausordnung und die Aufsetzung und Verteilung von Rundschreiben. Man sieht, dass die Aufgaben einer WEG-Verwaltung umfangreicher sind, als es auf den ersten Blick erkennbar ist. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, einen kompetenten Partner zu finden, damit man sich als Eigentümer auf den ordentlichen Betrieb der Eigentümergemeinschaft verlassen kann.

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    Worauf ist beim Wechsel einer WEG-Verwaltung zu achten

    Wie bereits geschildert ist es gesetzlich möglich einen Wechsel der WEG-Verwaltung anzustoßen,sofern die Mehrheit der Eigentümer mit der aktuellen Verwaltung nicht zufrieden ist. Besonders wenn der Wechsel zu einer professionellen Verwaltung unternommen werden soll, sind einige Dinge zu beachten. Zuallererst ist es vorgeschrieben, dass die Mehrheit der Eigentümer hinter dem Vorhaben steht und sich dafür ausspricht. Doch selbst wenn dies der Fall ist, gibt es einige Hindernisse auf dem Weg zur neuen WEG-Verwaltung.


    Vertrag und Amt eines WEG-Verwalters

    Etwas kompliziert macht den Wechsel des WEG-Verwalters die Tatsache, dass dieser zwei unterschiedliche Rechtsakte erfordert. Zum einen hat der aktuelle Verwalter ein Amt inne, zu dem er von der Wohnungseigentümerversammlung berufen wurde. Von diesem Amt muss der Hausverwalter zuerst entbunden werden, bevor ein neuer Verwalter übernehmen kann. Darüber hinaus besteht ein Verwaltungsvertrag, der gekündigt werden muss. Dies kann entweder fristgerecht oder außerordentlich erfolgen. 

    Ein kurzfristiger Wechsel des WEG-Verwalters ist leichter als früher

    Das liegt daran, dass mit der Novellierung des WEG-Gesetzes der § 26 WEG geändert wurde. Gemäß Absatz 3 dieses Paragraphen kann der Verwalter jederzeit von seinem Amt abberufen werden. Der davon rechtlich getrennte Verwalter-Vertrag endet laut der gesetzlichen Regelung spätestens 6 Monate nach Abberufung.

    Die fristgerechte Kündigung des Verwaltungsvertrages

    Relativ einfach gestaltet sich fristgerechte Kündigung des WEG-Verwalters. Dann kann man beispielsweise rechtzeitig vor Ablauf der Bestellungszeit dem Verwalter in einer Eigentümerversammlung signalisieren, dass die Eigentümergemeinschaft seinen Vertrag nicht verlängern wird. Diese Art des Wechsels hat insbesondere den Vorteil, dass mehr Zeit zur Suche nach einem neuen WEG-Verwalter zur Verfügung steht, als wenn die Eigentümer den Verwalter unter Anwendung des neu gefassten § 26 WEG möglicherweise überhastet kündigen.

    Schon vor der Kündigung: Suchen und Finden einer neuen WEG-Verwaltung

    Schon frühzeitig vor der Beendigung eines bestehenden Vertrages mit einer Verwaltungsfirma sollte sich die Eigentümergemeinschaft auf die Suche nach einem neuen Verwalter begeben. Diese Suche erfordert einige Zeit, denn es ist nach laufender Rechtsprechnung erforderlich, mindestens 3 Verwalterangebote zur Entscheidung vorzulegen. Dabei hat jeder Eigentümer das Recht, Vorschläge einzubringen. Die meisten (größeren) Eigentümergemeinschaften verfügen über einen Beirat, der sich um die Einholung von Angeboten kümmert. Sind mehrere Vorschläge bei der Gemeinschaft eingetroffen, werden diese an den aktuellen Verwalter weitergeleitet. Sofern nicht sowieso die turnusmäßige jährliche Eigentümerversammlung bevorsteht, kann der Verwalter auch unverzüglich unter Beachtung der Einladungsfrist von 3 Wochen eine Eigentümerversammlung mit dem Tagesordnungspunkt "Bestellung eines neuen Verwalters mit Ermächtigung des Beirats zum Abschluss des Verwaltervertrages" einberufen.

    Foto: © elxeneize / Fotolia.com

    Checkliste WEG-Verwaltung
    • Klärung zwischen den Eigentümern, ob Eigen- oder Fremdverwaltung gewünscht ist.
    • Analyse der bestehenden Eigentümer-Struktur ist anzuraten. Bei Kapitalanlegern, die ihre ETW vermieten, sollte eine professionelle Verwaltung eingesetzt werden.
    • Hat die Hausverwaltung Erfahrungen in der Verwaltung von WEG-Objekten und können Referenzen benannt werden?
    • Bei Neubauobjekten sollte darauf geachtet werden, von wem der Verwalter vorgeschlagen wird; bei hausinterner Verwaltung durch den Bauherrn ist Vorsicht geboten.
    • Welche Leistungen übernimmt der Verwalter zum Pauschalhonorar und welche Leistungen will er gesondert bezahlt haben (z.B. zusätzliche EGT-Versammlungen)
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