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WEG-Verwaltung | Aufgaben der Hausverwaltung und Verwalter-Auswahl


Als Käufer einer Eigentumswohnung bzw. Bauherr eines Wohnhauses mit Eigentumswohnungen kommt man nicht umhin, sich mit den gesetzlichen Vorschriften des Wohnungseigentumsrechts zu befassen. Dabei unterscheidet sich allerdings die Gewichtung u.a. bei dem Punkt "Auswahl des Verwalters". Ab wann ist es daher ratsam, einen WEG-Verwalter zu bestellen?


Von der Eigenverwaltung zur professionellen WEG-Verwaltung

Beim Eintritt in bestehende Eigentümergemeinschaften ist in der Regel eine ordnungsgemäße Verwaltung bestellt, der die laufende Verwaltung des Gemeinschaftseigentums obliegt. Wenn einer der Miteigentümer zum Verwalter bestellt ist, sollte man damit rechnen, dass es zukünftig eher zu Verwaltung von Wohneigentum als Aufgabe der Hausverwaltung | Foto: (c) elxeneize / Fotolia.comInteressenkonflikten zwischen den Eigentümern kommen kann, als bei Einsatz einer unabhängigen Hausverwaltungsfirma. Das liegt in dem Umstand begründet, dass der Miteigentümer auch Eigeniteressen haben kann, die den Vorstellungen der Wohnungseigentümergemeinschaft zuwiderlaufen. 

Bei noch im Bau befindlichen Eigentumswohnungen wird die Verwaltung von der Bauherrngemeinschaft bzw. dem Bauträger bestellt, sodass hier in der Regel kein Miteigentümer, sondern eine Fremdverwaltung eingesetzt wird. Gewisse Vorsicht ist beim Kauf einer Eigentumswohnung vom Bauträger geboten. Die Bauträgergesellschaft wird häufig für die ersten 5 Jahre die Verwaltung an eine verbundene Hausverwaltung vergeben, um in der Gewährleistungszeit bessere Einflussmöglichkeiten zu haben. So besteht dann für den Käufer das Risiko, dass die Beseitigung von Baumängeln nicht so leicht durchzusetzen ist. 

Nach den Regelungen des § 21 Abs. 4 WEG
  (Wohnungseigentumsgesetz vom 15.03.1951) kann jeder Eigentümer verlangen, dass das Wohnungseigentum ordnungsgemäß verwaltet wird. Dabei kommt es insbesondere bei kleineren Wohnungseigentümergemeinschaften durchaus vor, dass die Verwaltung von einem der im Haus wohnenden Eigentümer selbst erledigt wird.
Eine Alternative sieht das Wohnungseigentumsgesetz im § 26 des 3. Abschnitts "Verwaltung" vor, wo bestimmt wird, dass die Wohnungseigentümer mit Mehrheit einen (neuen) Verwalter bestellen und den alten Verwalter abberufen können. Dieser Paragraph bietet also die Möglichkeit, die Verwaltung nach Ablauf der Vertragslaufzeit (die maximal 5 Jahre beträgt) abzuberufen und so auch von der Eigenverwaltung auf die Fremdverwaltung durch eine professionelle WEG-Verwaltung zu wechseln.

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Im Interesse der Wohnungseigentümer: diese Vorgaben muss der WEG-Verwalter erfüllen

Unabhängig davon, ob eine Eigen- oder Fremdverwaltung eingesetzt ist, muss sich jeder Verwalter an die grundlegenden Vorgaben des § 21 Abs. 5 WEG für eine "ordnungsgemäße und dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechende Verwaltung" halten. Diese Vorgaben sind:
  • Aufstellung einer Hausordnung
  • Ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums
  • Abschluss einer Feuerversicherung zum Neuwert und einer angemessen Haus- und Grundbesitzerhaftplicht-Versicherung
  • Bildung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung
  • Aufstellung eines Wirtschaftsplans gemäß § 28 WEG
  • Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung von Telekommunikationsanschlüssen (Telefon und Rundfunkempfangsanlage) und eines Energieversorgungsanschlusses eines Wohnungseigentümers erforderlich sind.

Hilfe bei der Suche nach einer WEG-Verwaltung

Letzlich gibt es aber im Gesetz keine eindeutigen Kriterien dafür, was genau unter dem Begriff "ordnungsgemäße Verwaltung" zu verstehen ist. Schon dieser Umstand führt dazu, dass die Auswahl einer passenden WEG-Verwaltung mit entsprechender Qualifikation nicht so einfach ist. Zuerst schauen viele auf die Kosten für eine Hausverwaltung. Diese setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Unterschiede ergeben sich durch: Region, Größe, Art de rVerwaltung.
Erschwerend kommt hinzu, dass für den Beruf des "Hausverwalters" kein bindendes berufliches Leitbild wie z.B. bei Steuerberatern vorgeschrieben ist. Allerdings haben sich seit geraumer Zeit in der Wohnungswirtschaft eine Reihe von Ausbildungsberufen etabliert, darunter beispielsweise die Ausbildung zum "Kaufmann/-frau der Gründstücks- und Wohnungswirtschaft.
Wer also eine WEG-Verwaltung sucht, sollte in jedem Fall nach der Qualifikation des WEG-Verwalters und seiner Mitarbeiter fragen. Das ist auch deshalb wichtig, weil der Verwalter die Instandhaltungsrücklage und auch die Wohngelder treuhänderisch für die Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet und hier unbedingt auf die insolvenzsichere Abgrenzung des WEG-Vermögens beachtet werden muss. Der Verwalter ist also eine Vertrauensperson und sollte durch sein Auftreten und die Organisation seines Geschäftsbetriebs auch das entsprechende Vertrauen ausstrahlen.

Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung?

Laut Wohnungseigentumsgesetzist die Bestellung einerHausverwaltung vorgeschrieben. Die AufgabenderWEG-Verwaltung sind vielfältig und decken unterschiedliche Bereiche ab, solltenaber nicht mit denen derMietverwaltungverwechselt werden.

Von zentraler Bedeutung ist ein Vertrauensverhältnis

Ein WEG-Verwalter ist, soweit es sich nicht um einen der Eigentümer handelt, für fremdes Vermögen verantwortlich. Aufgrund dieser Tatsache sollte es in jedem Fall ein Vertrauensverhältniszwischen dem Verwalter und derbetreffendenWohnungseigentumsgemeinschaftgeben, denn schließlich geht es in den meisten Fällen um größere Vermögen. Dabei solltedie Hausverwaltungjedoch immer unparteiisch bleiben, um Interessenkonflikte innerhalb der Gemeinschaft zu vermeiden. Wenn Sie als Wohnungseigentümer also gerade auf der Suche nach einem neuen Verwalter sind, sollten Sie in jedem Fall darauf achten, einen vertrauenswürdigen Anbieter auszuwählen.

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Kaufmännische Aufgaben einer WEG-Verwaltung

Aufgaben Hausverwalter |  Foto: (c) Petra Bork / pixelio.de

In einer WEG ist für den Verwalter in aller Regel kaufmännisches Verständnis gefordert. Das liegt daran, dass eine WEG gesetzlich einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts ähnlich ist und somitgezwungen ist,wirtschaftlich zu handeln.Um diesen Umstand aufrecht zu erhalten und stetig zu prüfen,bedarf es zahlreicher Leistungen, die ein guter Hausverwaltererbringen muss.

Zentral ist dabei diekontinuierliche Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Gemeinschaft. Durch eine lückenlose Buchführung hat die WEG-Verwaltung stets einen genauen Überblick über die Finanzen der Gemeinschaft und kann so genau über die wirtschaftliche Lage urteilen. Dies ist für eine weitere Aufgabe des WEG-Verwalters essenziell: Das Informieren derEigentümerversammlung. Diesemuss in regelmäßigen Abständen über den wirtschaftlichen Stand der Gemeinschaftin Kenntnissegesetzt werden, was ebenfalls im Verantwortungsbereich des Verwalters liegt.

Wichtig für die wirtschaftliche Betrachtung der WEG sind unter anderem:

  • Erstellung desWirtschaftsplans
  • Liquiditätsplanung
  • Lohnbuchhaltung für eventuelle Mitarbeiter
  • Kostenrechnung (z.B.: Heizkosten,Reinigungskosten)
  • Verwaltung der Konten

  • Im Gegensatz zurMietverwaltungist die WEG-Verwaltung allerdings nur für dasGemeinschaftseigentum, nicht für das Wohnungseigentum verantwortlich, sofern die Hausverwaltung nicht beideLeistungenerbringt. Um all diese Aufgaben gut und richtig erfüllen zu können, verlangt es zumeist nach einer kaufmännischen Ausbildung, am besten in der Immobilienwirtschaft. Aufgrund der Komplexität und des Umfanges der Aufgaben, die im kaufmännischen Bereich erledigt werden müssen, lohnt sich in den meisten Fällen eine professionelle WEG-Verwaltung.

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    Technische Aufgaben der WEG-Verwaltung

    DerHausverwalter wird allgemein gerne mit dem Hausmeister verwechselt, obwohl beide im Prinzip verschiedene Aufgabenbereiche haben. Während ein Hausmeister vorwiegend handwerkliche Aufgaben erfüllt, konzentrieren sich der WEG-Verwalter undMietverwalterauf die Organisation und Administration der technischen Aufgaben.Im Allgemeinen ist der Verwalter vomWEG-Verwaltungsbeiratberufen worden, um für einen reibungslosen Betrieb des Hauses zu sorgen. Dies schließt unter anderem die Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern oder die Überwachung vonVerbrauchswerten(etwa Energie, Wasser, Wärme) ein. Auch die Entscheidung, welcheInstandhaltungs-undReparaturaufgabenerledigt werden sollen und welcher Zeitrahmen dafür vorgesehen ist, obliegt dem WEG-Verwalter.
    Darüber hinaus spielen auch Versicherungen für denWEG-Verwaltereine entscheidende Rolle. Wann immer ein Schaden amGemeinschaftseigentumentsteht, der von einer Versicherung abgedeckt wird, ist es die Aufgabe des Verwalters, die Regulierung und Kommunikation mit der Versicherung einzuleiten und zu überwachen. Wie Sie sehen, spielt der Hausverwalter eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Betrieb einer Wohnungseigentümergemeinschaft undsollte demnach mit Bedacht gewählt werden.

    Rechtliche Aufgaben eines WEG-Verwalters

    Wie das Wort Verwalter schon sagt, vertritt dieser die Interessen der Eigentümer gegenüber den Mietern oder anderen Parteien. Damit einher gehen natürlich auch einige rechtliche Verpflichtungen, die mit der Berufung durch denVerwaltungsbeiratauf den WEG-Verwalter übergehen. Die wichtigste Aufgabe ist sicher die rechtliche Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber zahlreichen anderen Parteien. Diese Aufgabe umschließt viele wichtige andere Aufgaben, wie etwa:

  • Die Beachtung und Umsetzung aller gesetzlichen Vorschriften

  • Die Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung von Genehmigungen

  • Prüfung und Abschluss von Verträgen

  • Weiterhin ist es auch die WEG-Verwaltung, die im Falle von Problemenbezüglich des gemeinschaftlichen Eigentumsverantwortlich ist. In diesem Fall wird in Kommunikation mit derMietverwaltungzwischen Eigentümern und Mietern kommuniziert, um Probleme schnellstmöglich aus der Welt zu schaffen.

    Organisatorische Aufgaben einer WEG-Verwaltung

    Verwaltung einer WEG | Foto: (c) Bernd Kasper / pixelio.de

    Letztlich sind es die organisatorischen Aufgaben, die eine gute WEG-Verwaltung ausmachen. Die wichtigsteunter diesenist zweifelsohne die Sicherstellung einer reibungslosen Beziehung zwischen Eigentümer und Mieter - jedenfalls was das gemeinschaftliche Eigentumangeht. Wann immer Probleme auftreten oder es Fragen von einer der beiden Seite gibt,bildet die WEG-Verwaltung den Kontakt zwischen den beiden Parteien und versucht zu vermitteln. Auch die regelmäßige Zusammenkunft aller Eigentümer wird von der WEG-Verwaltung organisiert.Hierbei sind auchdie Terminabstimmung und der Versand der Einladungen zentrale Aufgaben.
    Darüber hinaus obliegt dem WEG-Verwalter die Verantwortung, dass alle Abläufe innerhalb der Gemeinschaft problemlosvonstattengehen. Dazu zählt etwa die Aufstellung und Durchsetzung der Hausordnung und die Aufsetzung und Verteilung von Rundschreiben. Sie sehen, dass die Aufgaben einer WEG-Verwaltung weiter gehen, als man es vielleicht auf den ersten Blick glaubt oder auch selbst sieht. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, einen kompetenten Partner zu finden, damit man sich als Eigentümer auf den ordentlichen Betrieb der Gemeinschaft verlassen kann.

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    Worauf ist beim Wechsel (zu) einer WEG-Verwaltung zu achten

    Wie bereits geschildert ist es gesetzlich möglich einen Wechsel derWEG-Verwaltunganzustoßen,sofern die Mehrheit der Eigentümer mit der aktuellen Verwaltung nicht zufrieden ist. Besonders wenn der Wechsel zu einer professionellen Verwaltung unternommen werden soll, sind einige Dinge zu beachten. Zuallererst ist es vorgeschrieben, dass die Mehrheit der Eigentümer hinter dem Vorhaben steht und sich dafür ausspricht. Doch selbst wenn dies der Fall ist, gibt es einige Hindernisse auf dem Weg zur neuen WEG-Verwaltung.

    Vertrag und Amt eines WEG-Verwalters

    Besonders kompliziert macht den Wechsel des WEG-Verwalters die Tatsache, dass dieser zwei unterschiedliche Rechtsakte erfordert. Zum einen hat der aktuelle Verwalter ein Amt inne, zu dem er von derWohnungseigentümerversammlungberufen wurde. Von diesem muss der Hausverwalter zuerst enthoben werden, bevor ein neuer Verwalter übernehmen kann.Darüber hinaus besteht ein Verwaltungsvertrag, der gekündigt werden muss. Dies kann entweder fristgerecht oder außerordentlich erfolgen. Abhängig davon, ob in derEigentümergemeinschaftein schnellstmöglicher Wechsel angestrebt wird oder auf den Auslauf des Vertrages gewartet werden kann, verändert sich die Komplexität des Wechsels.

    Warum ist ein kurzfristiger Wechsel des WEG-Verwalters kompliziert?

    Das liegt daran, dass bei einem kurzfristigen Wechsel ein triftiger Grund für die Kündigung des Vertrages vorliegen muss. Rechtlich bedeutet dies, dass ein eklatanter Verstoß gegen die Pflichten des WEG-Verwalters festgestellt werden muss, um eine außerordentliche Kündigung zu rechtfertigen. Nur wenn dieser Umstand erfüllt ist und die Kündigung desVerwaltungsvertragesunternommen wurde, kann der aktuelle Verwalter auch von seinem Amt enthoben werden. Wird keine große Verletzung der Pflichten, sondern nur mehrere kleine festgestellt, kann der WEG-Verwalter abgemahnt werden. Fällt dieser nach der Abmahnung erneut negativ auf, ist die Kündigung des Vertrages ebenfalls möglich. Wird der Vertrag ohne einen triftigen Grund gekündigt, kann Widerspruch vonseiten des bisherigen Verwalters eingelegt werden und eine Weiterbeschäftigung vor Gericht erzwungen werden. Hierzu gibt es zahlreiche Präzedenzfälle, die ungefähr festlegen welche Umstände als Pflichtverletzung gelten und welche nicht.

    Die einfachere Lösung: Fristgerechte Kündigung desVerwaltungsvertrages

    Wesentlich einfach gestaltet sich dagegen die fristgerechte Kündigung des WEG-Verwalters. Jedenfalls unter der Voraussetzung, dass überhaupt eine Frist bei Vertragsunterzeichnung vereinbart wurde. Ist dies der Fall, kann der Vertrag problemlos ohne Verlängerung auslaufen, da Verträge für eine gemeinschaftlicheHausverwaltung sich generell nicht von alleine verlängert.Diese Art des Wechselshat insbesondere den Vorteil, dass mehr Zeit zur Suche nach einem neuen WEG-Verwalter zur Verfügung steht und eine Menge Aufwand gespart wird.

    Nach der Kündigung: Suchen und Finden einer neuen WEG-Verwaltung

    Nachdem der teilweise schwierige Akt der Beendigung einer bestehenden WEG-Verwaltung vollendet ist, sollte der Fokusauf der Bestellungeines neuenVerwalters liegen. Diese gestaltet sich nicht sonderlich einfach, denn esist gesetzlicherforderlich, dassKontakt zu mehrerenVerwaltern von Seiten der Eigentümeraufgenommen wird und diese vorgeschlagenwerden. Darüber hinaus hat jeder Eigentümer das Recht, einen Vorschlag zu erbringen, sodass die Auswahl nicht gerade erleichtert wird. Sind mehrere Vorschlägebei der Gemeinschaft eingetroffen,muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden und auf dieser der neue WEG-Verwalter ausgewählt werden. Neben diesem verwaltungstechnischen Aufwand, müssen selbstverständlich auch noch gute Angebote eingeholt werden, damit fortan ein kompetenter WEG-Verwalter für Ordnung in der Eigentümerschaft sorgt.

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    Foto: (c)

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    Petra Bork / pixelio.de
    Bernd Kasper / pixelio.de
    Aktuelle Anfrage
    Hausverwaltung gesucht in Köln (50937)
    Verwaltungsart: WEG-Hausverwaltung
    PLZ: 50937
    Ort: Köln
    Anzahl Einheiten: 48


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