Betriebskostenabrechnung einer Immobilie - was ist zu beachten ?

Betriebskosten sind nach der gesetzlichen Definition in § 556 BGB alle Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten eines Grundstücks bzw. einer Immobilie laufend entstehen. Im diesem Paragraphen wird auch Bezug auf die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 genommen, die damit ungeachtet seit 1. Januar 2008 veränderter Gesetzgebungsrechte zwischen Bund und Länder auf sowohl bei preisfreiem als auch bei preisgebundenem Wohnraum weiterhin Anwendung findet.

Davon zu unterscheiden sind Verträge über gewerblich genutzte Flächen (Geschäftsräume), für die die Betriebskostenverordnung nicht verbindlich ist. Dennoch ist auch in Hinblick auf die Vorgängerregelung (Anlage zu § 27 der II.Berechungsverordnung) davon auszugehen, dass auch die seit dem 1.1.2004 geltende Betriebskostenverordnung (BetrKV) eine gewisse Leitbildfunktion auch für Geschäftsraum-Mietverträge entfaltet.

Die Betriebskostenverordnung erlaubt es dem Vermieter, insgesamt 17 verschiedene Nebenkostenarten auf den Mieter umzulegen, d.h. dem Mieter die Kosten zu 100% aufzuerlegen. Vor Inkrafttreten dieser Betriebskostenverordnung am 1. Januar 2004 wurde die Umlagefähigkeit in § 27 der II. Berechnungsverordnung geregelt, die für vor dem 31.12.2003 abgeschlossene Mietverträge weiterhin Gültigkeit hat. Auch wenn die Unterschiede zwischen den vor und nach dem 31.12.2003 gültigen Vorschriften nur gering sind, erleichtert das jedenfalls nicht die Betriebskostenabrechnung eines Miethauses.

Bei jeder Betriebskostenabrechnung ist grundsätzlich zu beachten, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die dem Eigentümer einer Immobilie laufend entstehen. Nur einmalig anfallende Kosten sind deshalb keine Betriebskosten.

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Damit man als Eigentümer die Betriebskosten auch an den Mieter umlegen kann, muss dies zuvor im Mietvertrag vereinbart worden sein und die vom Mieter zu tragenden Kostenarten müssen im Einzelnen und ausdrücklich aufgeführt sein. Liegt keine Betriebskostenvereinbarung vor, so sind die Betriebskosten in der Miete enthalten (sog. Bruttomiete). Falls also beim Mietvertragabschluss die Umlage der Betriebskosten nicht vertraglich korrekt geregelt ist, besteht die Gefahr, dass der Vermieter diese Kosten selbst tragen muss.

Welche Arten der Betriebskosten gibt es?

Betriebskosten werden zwischen kalten und warmen Betriebskosten, sowie umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten unterschieden.

Kalte Betriebskosten sind alle Betriebskosten ohne Heizung und Warmwasser.

Warme Betriebskosten sind dementsprechend die Betriebskosten hinsichtlich Heizung und Warmwasser.
 
Umlagefähige Betriebskosten sind zum Beispiel:

• laufende öffentliche Lasten wie Grundsteuern
• Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung
• Heizkosten und Kosten der Warmwassererzeugung
• Aufzugskosten
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

Weitere umlagefähige Betriebskosten ergeben sich aus § 2 der Betriebskostenverordnung vom 25.11.2003 bzw. für ältere Mietverträge auch aus der Anlage 3 zu § 27 der 2. Berechnungsverordnung.

Nicht umlagefähige Betriebskosten sind zum Beispiel:

• Instandhaltungskosten
•  Kosten für die Bildung einer Instandhaltungsrücklage (ab 01.12.2020 "Erhaltunsgsrücklage")
• Verwaltungskosten

Zahlung und Anpassung der Betriebskosten

In der Regel werden die Betriebskosten in Form einer monatlichen Vorauszahlung geleistet,  die zusammen mit der Kaltmiete fällig und zahlbar ist. Die Vorauszahlungen müssen eine angemessene Höhe haben und die zu erwartenden Betriebskosten ungefähr abdecken. 
Wird bei bestehenden Objekten ein neuer Mietvertrag abgeschlossen, wird man sich in der Regel an den tatsächlichen Betriebskosten des Vormieters orientieren. Etwas schwieriger wird es beim Erstbezug von Wohnungen, wo noch keine Erfahrungswerte vorliegen. Hier können aber Werte von Vergleichswohnungen bzw. statistische Erhebungen im Zusammenhang mit der Erstellung von  Mietpreisspiegeln herangezogen werden.

Grundsätzlich haben sowohl Vermieter als auch Mieter das Recht, jederzeit die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung nach oben oder nach unten zu verlangen. Eine Anpassung kommt aber in diesen Fällen nur zustande, wenn sich beide Vertragsparteien verständigen. Üblicherweise erfolgt jedoch die Anpassung jeweils dann, wenn der Vermieter eine den gesetzlichen Vorgaben entsprechende Abrechnung für die vergangene Abrechnungsperiode dem Mieter schriftlich übermittelt.

Abrechnungsfrist

Als Vermieter sollten Sie  jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellen, die den Anforderungen einer formal wirksamen Abrechnung gemäß § 560 IV BGB genügt. Diese Abrechnung ist dem Mieter jeweils bis zum 31. Dezember des Folgejahres schriftlich zu übermitteln.
 
Doch auch hierbei gibt es genaue Kriterien, welche Angaben die Betriebskostenabrechnung mindestens enthalten muss:

•  der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate umfassen
• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet wird
• die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
• die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und vom Mieter zu tragen ist
• den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Enthält die von Ihnen erstellte Abrechnung diese Punkte nicht, ist sie formell unwirksam und ein etwaiger Nachzahlungsanspruch des Vermieters wird deshalb nicht fällig. Daher ist es unbedingt zu empfehlen, eine professionelle Hausverwaltung mit der Betriebskostenabrechnung zu beauftragen, welche für Sie die Abrechnung entsprechend der rechtlichen Vorgaben erstellt und dem Mieter fristgerecht zustellt.



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Hinweis: Bei diesem Artikel handelt es sich um keine rechtliche Beratung und kann diese auch nicht ersetzen.

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