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Wirtschaftsplan für eine WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft)

Für den laufenden Betrieb einer Immobilie, die in der Rechtform einer "Wohnungseigentümergemeinschaft" gehalten wird, spielt der Wirtschaftsplan eine große Rolle. Er ist das zentrale wirtschaftliche Steuerungsinstrument einer WEG, mit dem insbesondere die laufenden Einnahmen (Hausgeld) und Ausgaben geplant werden.

Was ist der Wirtschaftsplan einer WEG?

Zunächst soll klargestellt werden, dass es sich in diesem Artikel nicht um Erläuterungen zum in der Betriebswirtschaftslehre verwendeten Planungsinstrument Wirtschafts- bzw. Finanzplan geht, sondern um den in § 28 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelten Wirtschaftsplan einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Obwohl derselbe Begriff verwendet wird, handelt es sich doch um zwei unterschiedliche Dinge. Denn im Gegensatz zum in der Betriebswirtschaftslehre verwendeten Wirtschaftsplan handelt es sich hierbei um ein gesetzlich geregelten Plan, zu deren Aufstellung der Verwalter verpflichtet ist.

Beipsiel für einen Wirtschaftsplan

Grundsätzlich dient ein Wirtschaftsplan dazu, die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben übersichtlich in kaufmännischer Art und Weise darzustellen. Über die zur Deckung der voraussichtlichen Kosten notwendigen Kostenvorschüsse und die Dotierung der Instandshaltungsrücklage (nach neuem WEG "Erhaltungsrücklage" genannt) beschließen die Eigentümer auf einer Eigentümerversammlung (oder in seltenen Fällen auch im Umlaufverfahren) auf der Grundlage des zuvor erstellten Wirtschaftsplans. Der Wirtschaftsplan regelt dabei nur die Kosten, die für das Gemeinschaftseigentum anfallen. Zudem bietet der Wirtschaftsplan die gesetzliche Grundlage für die Festlegung der monatlich zu zahlenden Hausgeldvorschüsse (auch Wohngeld genannt). Letztlich wird damit die Zahlungsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft sichergestellt, die im Jahresverlauf Rechnungen von Versorgungsbetrieben und diversen anderen Anspruchstellern zu begleichen hat.

Im 3. Abschnitt des WEG wird schon in § 19 (Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss), im Punkt 5 mit der Bestimmung "Zur ordnungsgemäßen Verwaltung und Benutzung gehören insbesondere die Festsetzung von Vorschüssen nach § 28 Absatz 1 Satz 1" ein wichtiger Link zum Wirtschaftsplan hergestellt.

In der Regel wird für jede in der Rechtsform des Wohnungseigentums gehaltene Immobilie ein Verwalter bestellt, dessen Aufgaben und Befugnisse in § 27 WEG definiert werden. Darüber hinaus ist dann im § 28 WEG das Erfordernis der Erstellung eines Wirtschaftsplans samt Planinhalt direkt im Gesetz verankert worden. Das unterstreicht die besondere Bedeutung dieses Planes für das Funktionieren einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

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Was ist das Hausgeld (auch Wohngeld genannt) in einer WEG?

Im Zusammenhang mit dem Wirtschaftsplan taucht häufig der Begriff "Hausgeld" oder auch "Wohngeld"  auf. Das Hausgeld beschreibt in einer WEG die monatlich von den Eigentümern zu leistenden Zahlungen (Vorschüsse) auf das vom Verwalter eingerichtete und treuhändisch geführt WEG-Konto, vom dem die für das Gemeinschaftseigentum anfallenden Kosten der Immobilie getragen werden. Um innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft eine sachgerechte Kostenverteilung zu erzielen, werden Einzelwirtschaftspläne für die einzelnen Sondereigentumseinheiten erstellt. Die Maßstäbe für die Kostenverteilung ergeben sich in den meisten Fällen aus der Teilungserklärung der WEG. Dabei werden viele Kostenpositionen nach Miteigentumsanteilen verteilt. Bei den Verbrauchskosten (Heizung und Warmwasser) erfolgt die Aufteilung nach den meist von externen Dienstleistern bereitgestellten Heizkostenabrechnungen. Positionen wie Verwaltungskosten und Kabelfernsehgebühren werden hingegen gleichmäßig auf alle Sondereigentumseinheiten verteilt.

Nach Ende des Wirtschaftsjahres wird dann meist kurz vor der jährlichen Eigentümerversammlung die abschließende Hausgeldabrechnung aufgestellt, die überprüft, ob die bezahlten Vorschüsse der Wohnungseigentümer die insgesamt während des abgelaufen Wirtschaftsjahres angefallenden Kosten gedeckt haben. Dabei erhält jedes Mitglied der WEG Gemeinschaft neben der Gesamtabrechnung eine individuelle Abrechnung, die etwaige Nach- oder Rückzahlungen beinhaltet. So werden mit der Verabschiedung der Jahresabrechnung in der Eigentümerversammlung alle eventuellen Fehlbeträge ausgeglichen. Sofern im zurückliegenden Wirtschaftsjahr aufgrund von Kostensteigerungen (z.B. bei Medienkosten oder Gartenpflege) die von den Wohnungseigentümern gezahlten Hausgeld-Vorschüsse nicht ausgereicht haben, wird ein verantwortungsvoller Hausverwalter mit dem Wirtschaftsplan des Folgejahres eine Erhöhung der Vorschusszahlungen vorschlagen.

Der Zusammenhang von Wirtschaftsplan, Hausgeld und Nebenkostenabrechnung des Mieters

Bevor wir uns die Struktur und die Inhalte des Wirtschaftsplans anschauen, soll der Fall "vermietete Eigentumswohnung" mit dem Zusammenhang zwischen dem Wirtschaftsplan, dem Hausgeld und der Betriebskostenabrechnung des Mieters beleuchtet werden. Dabei sind erst einmal zwei Perspektiven zu unterscheiden: Die des Eigentümers und Mitglieds der Wohnungseigentümergemeinschaft und die des Mieters. Der Mieter bezahlt grundsätzlich als Teil seiner Miete Nebenkosten (für Heizung, Warmwasser und kalte Betriebskosten), die in einer entsprechenden Abrechnung dargestellt werden. Diese Kosten sind zum Teil auch Bestandteil der Kosten, die für die Eigentümergemeinschaft im Wirtschaftsplan dargestellt werden und durch die Hausgeld-Zahlungen des Eigentümers finanziert werden. Wohnt der Eigentümer selbst in der Wohnung, bezahlt er mit dem  Hausgeld seinen Anteil an den entstandenen Nebenkosten und entrichtet zusätzlich Beiträge für die Instandhaltungsrücklage (neu = Erhaltungsrücklage), die Kosten von Instandhaltungen und die Verwaltergebühren. Ist die Wohnung vermietet, kann der Eigentümer den Großteil der bei der Immobilie anfallenden Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Dabei schließt das Mietrecht allerdings die Umlage der Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen, für die Instandhaltungsrücklage (ab 01.12.2020 "Erhaltungsrücklage") und für die Verwaltergebühren aus.

1. Inhalt und Struktur des Wirtschaftsplans

Im Wirtschaftsplan werden die zu erwartenden Kosten aus der laufenden Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums den Einnahmen der Gemeinschaft gegenübergestellt und die Zahlungen der Wohnungseigentümer zum Aufbau einer Instandhaltungsrücklage dokumentiert. Außerdem werden auf Grundlage des Wirtschaftsplanes die Hausgeldbeiträge der einzelnen Mitglieder bestimmt und der  Verteilungsschlüssel festgelegt. Generell erstellt der Verwalter den Wirtschaftsplan und schätzt die zu erwartenden Kosten und Einnahmen.

Dieser Gesamt-Wirtschaftsplan wird in Einzelwirtschaftspläne aufgeteilt, die für jede Eigentumseinheit zu erstellen sind. Darin wird der vom jeweiligen Eigentümer entsprechend seinem Miteigentumsanteil zu tragende Kostenanteil aufgeschlüsselt. Wie genau die Kosten verteilt werden, hängt von den Regelungen der einzelnen Gemeinschaften ab. Grundsätzlich können der Gesamt- und der Einzelwirtschaftsplan zusammengefasst werden, in den meisten Fällen werden allerdings Einzelwirtschaftspläne erstellt, die dann in Ihrer Gesamtheit den Gesamtwirtschaftsplan ergeben.

1.1. Kostenplanung der Gemeinschaft

Bei der detaillierten Kostendarstellung sollte darauf geachtet werden, dass es keine Abweichungen zwischen den einzelnen Positionen des Wirtschaftsplans und der Wohngeldabrechnung gibt. Dies dient nicht zuletzt der Transparenz und guten Nachvollziehbarkeit der Planung für die Wohnungseigentümer.

Die wichtigsten Kostenarten des Wirtschaftsplans sind nachfolgend dargestellt:

  • Wasserversorgung und Entwässerung
  • Heizkosten (nur bei Zentralheizung)
  • Warmwasserbereitung (nur bei zentraler WW-Aufbereitung)
  • Müllentsorgung
  • Hausreinigung und Gartenpflege
  • Versicherungsprämien
  • Kosten der laufenden Instandhaltung
  • Zuführung zur Instandhaltungsrücklage (ab 01.12.2020 Erhaltungsrücklage)
  • Verwalterhonorar

Die meisten Kostenarten sind in der Betriebskostenverordnung (BetrVK) festgelegt und werden vom Verwalter mit Plankostenwerten "gefüllt". Für Eigentümer, die Ihre Wohnung zukünftig vermieten wollen, bilden die Kostenansätze des Wirtschaftsplans übrigens die Basis für die Festlegung der Betriebskostenvorauszahlung im abzuschließenden Mietvertrag. Dabei ist jedoch unbedingt zu beachten, dass aus den genannten Kostenarten die folgenden Kostenarten nicht umgelegt werden dürfen:

  • Kosten für Instandhaltung
  • Kosten für Bildung einer Instandhaltungsrücklage (ab 01.12.2020 Erhaltungsrücklage)
  • Verwalterhonorar
  • 1.2. Einnahmeplanung der Gemeinschaft

    Neben den Kosten müssen in einem Wirtschaftsplan natürlich auch die voraussichtlichen Einnahmen der Gemeinschaft ordentlich dargestellt werden. Den größten Einnahmeposten in der Planung bilden in der Regel die Hausgeldvorschüsse, die von den Eigentümern in der jeweiligen Abrechnungsperiode zur Deckung der Planausgaben zu leisten sind. Diese werden im Normalfall monatlich von den Eigentümern bezahlt. Mit sonstigen Einnahmen sind hier die Einnahmen gemeint, die der Eigentümergemeinschaft aus der Vermietung bzw. Gebrauchsüberlassung von Gemeinschaftseigentum und aus Zinseinnahmen (im Zusammenhang mit der Erhaltungsrücklage) zufließen. Hier können sich Eigentumswohnanlagen erheblich unterscheiden, beispielsweise wenn eine gemeinsame Waschküche vorhanden ist oder eine Mobilfunkanlage auf dem Dach installiert ist. Wichtig ist hierbei allen voran der Bezug auf das gemeinschaftliches Eigentum. Wer sich gerade erst mit der Thematik auseinander setzt, denkt fälschlicherweise oft, dass im Wirtschaftsplan auch Einnahmen aus der Vermietung der Eigentumswohnungen der Eigentümer aufgeführt werden. Dies ist allerdings keineswegs Zweck des Wirtschaftsplans, der sich ausschließlich mit der finanziellen Planung der Eigentümergemeinschaft beschäftigt.

    Neben den Einnahmen aus der Vermietung von Gemeinschaftseigentum gehören zu den zusätzlichen Einnahmen unter anderen auch Zinseinnahmen, die vom Gemeinschaftseigentum erwirtschaftet werden. Dazu zählen vor allen Dingen die Zinseinnahmen der Erhaltungsrücklage, die in der Regel auf einem gesonderten Festgeldkonto angesammelt wird. Bei der aktuellen Zinssituation ist allerdings im Gegensatz zu früheren Zeiten kein Zufluss von Zinseinkünften zu erwarten.

    2. Planungsperiode für den Wirtschaftsplan

    Da es sich beim Wirtschaftsplan der WEG um ein Instrument der Vorausschau handelt, mit dem die voraussichtliche Einnahmen den geplanten Kosten gegenübergestellt werden, spielt auch der Betrachtungs- bzw. Planungszeitraum eine große Rolle. In §28 des WEG-Gesetzes ist die Vorgabe enthalten, dass der Hausverwalter verpflichtet ist, den einzelnen Wohnungseigentümern den Wirtschaftsplan einmal jährlich vorzulegen. Wann dies genau passiert, bleibt aber gesetzlich offen. Vorgeschrieben ist nur, dass der Wirtschaftsplan auf Basis des Kalenderjahres aufgestellt werden muss.

    Empfehlenswert ist es aus Sicht der Eigentümergemeinschaft, mit dem Verwalter einen Zeitpunkt festzulegen, zu dem im jeweilig laufenden Kalenderjahr der Wirtschaftsplan spätestens vorzulegen ist. Eine ähnliche gesetzliche Regelung gilt neben dem Wirtschaftsplan übrigens auch für die Jahresabrechnung, die die wirtschaftliche Situation der Gemeinschaft für das vergangene Kalenderjahr durch die Aufstellung aller tatsächlichen Kosten und Einnahmen dokumentiert.

    3. Beschluss über den Wirtschaftsplan

    Durch Stimmenmehrheit der Eigentümer der WEG-Gemeinschaft wird der Wirtschaftsplan beschlossen. Dies geschieht in der Regel auf der einmal jährlich stattfindenden ordentlichen Eigentümerversammlung, auf der der Wirtschaftsplan vom Verwalter den Eigentümern erläutert wird. Falls man als Wohnungseigentümer mit dem entsprechenden Beschluss nicht einverstanden ist, muss der Rechtsweg eingeschlagen werden und den Beschluss vor Gericht angefochten werden. Da hier juristischer Sachverstand gefragt ist, sollte man einen im WEG-Recht erfahrenen Rechtsanwalt einschalten. 

    Bei der Formulierung des Beschlusses sollte unbedingt auf die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen geachtet werden, die im Rahmen der Rechtsfortbildung von den Gerichten entwickelt wurden.
    Dazu gehören unter anderem:

    • Die Genehmigung des Wirtschaftsplans für betreffende Kalenderjahr
    • Die Festlegung des Zeitpunktes, ab dem die einzelnen Eigentümer das neue Hausgeld zu zahlen haben.
    • Die Bezugnahme, dass sich der Beschluss auch auf gegebenenfalls erstellte Einzelwirtschaftspläne bezieht
    • Die Feststellung, dass der Wirtschaftsplan solange gilt, bis die Wohnungseigentümergemeinschaft einen neuen Plan beschließt

    Nach dem offiziellen Beschluss und der Bestätigung des Wirtschaftsplanes durch die Gemeinschaft werden ab dem im Eigentümerbeschluss festgelegten Zeitpunkt die Zahlungen des Hausgeldes entsprechend des (neuen) Wirtschaftsplans angepasst bzw. Guthaben aus dem Vorjahr vom Verwalter ausgezahlt oder Nachzahlungen von betroffenen Eigentümern geleistet.

    Eine gute Verwaltung sorgt für zeitgerechte Planaufstellung

    Die zeitgerechte Aufstellung des Wirtschaftsplanes ist insbesondere deshalb wichtig, damit die Wohnungseigentümergemeinschaft über die finanzielle Planung für das Kalenderjahr informiert wird. Damit Sie als Eigentümer und Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft keine Probleme mit Ihrer individuellen Finanzplanung haben, sollte ein Hausverwalter sein Handwerk verstehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass nicht nur die Wohnungseigentümergemeinschaft bei fehlerhafter Planung bzw. Jahresabrechnung in Liquiditätsschwierigkeiten gerät, sondern auch Sie persönlich durch Sonderumlagen und hohe Nachzhalungen überrascht werden. Der (neue) Hausverwalter sollte also in jedem Fall mit Bedacht gewählt werden.

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