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So erstellen Vermieter eine korrekte Betriebskostenabrechnung - Teil I



Laut Experten sind ein Großteil der alljährlichen Nebenkostenabrechnungen, gerade bei Kleinst- und Privatvermietern, in Teilen falsch und Streit mit der Mieterschaft vorprogrammiert. Wir verraten, welche Kosten für den Betrieb der Immobilie auf den Mieter umlegbar sind, welche Terminfristen es gibt und wie man die jeweiligen Verbrauchsanteile der Mieter richtig umlegt. So können Vermieter eine korrekte und rechtssichere Betriebskostenabrechnung erstellen.

Das Jahr neigt sich langsam dem Ende zu und langsam wähnt dem ein oder anderen Kleinst- und Privatvermieter, dass es Zeit ist, die Daten und Belege für die alljährliche Betriebskostenabrechnung zu sammeln. Doch bei dieser Aufstellung der Kosten zum Betrieb der vermieteten Immobilie unterlaufen viele Fehler.

Um eine korrekte und rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen, muss man Antworten finden auf viele Fragen. Dabei steht die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, nach deutschem Recht juristisch Pate.

Was sind Betriebskosten per Definition?

Gemäß § 1 BetrKV sind, kurz gesagt, alle Kosten, die für den Betrieb einer Immobilie notwendig sind, Betriebskosten. Doch der Gesetzgeber versteht darunter nur laufende Kosten, nicht einmalige. Ebenso gehören Kosten, die durch die Verwaltung der Immobilie entstehen ebenso nicht dazu, wie Kosten zur Instandhaltung.

Was genau ist eigentlich eine Betriebskostenabrechnung?

Der Unterhalt einer Immobilie kostet Geld. Ist die Immobilie vermietet, kann der Vermieter die Betriebskosten auf die Mieter umlegen, wenn dies im Mietvertrag auch so vereinbart wird. Grundlage bildet hier § 556 BGB

Info: Die Betriebskosten können auch innerhalb einer Pauschalmiete dargestellt werden. Der Vorteil: Kein Stress bei der Erstellung der Abrechnung. Der Nachteil: Bei steigenden Betriebskosten, gerade Energie und Entsorgung, verlieren die Vermieter Geld.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die einzelnen Betriebskosten entweder im Mietvertrag benannt oder auf die BetrKV gesondert hingewiesen werden muss. Was nicht im Mietvertrag steht, muss auch nicht vom Mieter bezahlt werden.

In der Regel zahlen die Mieter eine Betriebskostenvorauszahlung, die sich an den bisherigen Kosten orientiert. Zum Jahresende, also zum Ende der Berechnungsperiode, erstellt der Vermieter die Betriebskostenabrechnung. In dieser sind alle umlagefähigen und gleichzeitig tatsächlichen Kosten des vorangegangenen Jahres aufgelistet.

Achtung: Das Kalenderjahr gilt in der Regel als Abrechnungszeitraum. Ergo kann die Betriebskostenabrechnung frühestens zum 01. Januar des Folgejahres erstellt und den Mietern zugestellt werden. Dabei haben Vermieter 12 Monate nach Ablauf des abzurechnenden Jahres Zeit die Abrechnung zu erstellen und den Mietern zukommen zu lassen. Überschreitet der Vermieter diese Frist, müssen die Mieter keine Nebenkosten zahlen. Ergo: Die Betriebskostenabrechnung für 2020 muss bis zum 31.12.2021 beim Mieter vorliegen.

Hat der einzelne Mieter gemäß Abrechnung zu viel Betriebskostenvorauszahlungen geleistet, muss der Vermieter den ,,Überschuss" an den Mieter zurückzahlen. Hat der Mieter zu wenig bezahlt (weil die Energiekosten als Beispiel stiegen) kann der Vermieter Nachforderungen gemäß Abrechnung stellen.

Welche Betriebskosten sind auf den Mieter umlegbar?

Den Großteil der Kosten für den Betrieb der vermieteten Immobilie dürfen Vermieter auf den Mieter umlegen. Mit anderen Worten: Der Mieter zahlt den Großteil der Kosten für den Betrieb der Immobilie.

Doch nur Kosten, die auch per Gesetz umlagefähig sind, muss der Mieter zahlen, wenn dies im Mietvertrag so steht. Die nachfolgenden Kosten können sich Vermieter über die Betriebskostenabrechnung bei den Mietern wiederholen:

  • Grundsteuer gemäß Grundsteuerbescheid des Finanzamts
  • Beiträge für Wohngebäude- und Haftpflichtversicherung, auch Öltankversicherung
  • Kosten für Wasserzufuhr und, sofern zentral, Warmwasser
  • Abwassergebühren
  • Straßenreinigungskosten
  • Kosten und Gebühren zur Müllentsorgung
  • Reinigungskosten der Schornsteine
  • Betriebskosten für Aufzüge
  • Beleuchtungskosten der öffentlich zugänglichen Bereiche (Hausbeleuchtung)
  • Kosten für Antennen- und Kabel-TV
  • Kosten für Hausreinigung und Gartenpflege
  • Kosten für Hauswart
  • Betriebskosten für Waschmaschinen und Trockner, sofern bereitgestellt
  • Sonstige Kosten, sofern diese im Mietvertrag genau beschrieben sind
  • Heizkosten, jedoch größtenteils verbrauchsabhängig

Ein Blick in § 2 BetrKV gibt einen detaillierten Einblick in die umlagefähigen Betriebskosten einer Immobilie.

Im zweiten Teil beantworten wir die Frage, welche Kosten der Immobilie nicht auf den Mieter umlegbar sind. Auch geben wir Antwort auf die Frage, wie man verbrauchsabhängige Heizkosten und die Betriebskosten an sich gemäß Verteilerschlüssel umlegt und halten ein Muster für eine Abrechnung bereit.

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