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Arten und Aufgaben einer Hausverwaltung - Teil I



Eine Hausverwaltung nimmt Eigentümern viele Aufgaben ab. Damit dies gelingt, muss jedoch eine professionelle und für die eigenen Ansprüche passende Verwaltung gefunden werden. Hierfür ist es wichtig, das Tätigkeitsfeld und die Aufgaben von Hausverwaltungen zu kennen.

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Was macht eine Hausverwaltung? | Foto(c) 936518/ pixabay.com

Außerdem gibt es spezielle Regelungen für den Einsatz von Hausverwaltungen bei Eigentümerversammlungen. Insbesondere muss sich eine Hausverwaltung um die Wirtschaftsplanung und die Jahresabrechnungen kümmern. Dieser Artikel stellt die verschiedenen Arten und Aufgaben einer Hausverwaltung vor.

Mit der Verwaltung einer Immobilie sind vielfältige Aufgaben verbunden. Wer als Eigentümer diese nicht eigenständig erledigen will oder kann, weil beispielsweise das nötige Fachwissen fehlt, sollte eine Hausverwaltung beauftragen. Diese wird in verschiedenen Tätigkeitsfeldern aktiv und übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben.

Hierzu gehören unter anderem die Wirtschaftsplanung und die Jahresabrechnung sowie die Einberufung der Eigentümerversammlung. Im ersten Teil dieses Ratgebers werden die unterschiedlichen Arten und Aufgaben von Hausverwaltungen vorgestellt. Im zweiten Teil geht es dann um die Frage, was Eigentümer bei der Auswahl einer Hausverwaltung berücksichtigen müssen. Und im dritten Teil geht es um das Berufsbild des Hausverwalters. Mit diesen Informationen fällt die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung leicht.

Das gehört zum Tätigkeitsfeld einer Hausverwaltung

Grundsätzlich wird bei einer Hausverwaltung zwischen WEG-Verwaltern und Mietverwaltern unterschieden. WEG-Verwalter kümmern sich um alle Anliegen einer Wohnungseigentümergemeinschaft und müssen sich hierbei an das Wohnungseigentumsgesetz, kurz Woeigg, halten. Prinzipiell ist es möglich, dass die Gemeinschaft eine Selbstverwaltung beschließt, in der Regel wird jedoch ein externer Hausverwalter beauftragt.

Bei einer Miethausverwaltung kümmert sich der Hausverwalter um sämtliche mit den Mietern verbundenen Angelegenheiten. Dies reicht vom Abschluss von Mietverträgen über den Einzug der Miete bis hin zur Abrechnung der Heizkosten. Außerdem gibt es Hausverwaltungen, die sich ausschließlich um die Ferienvermietung von Ferienhäusern kümmern und hierbei Vermarktungsaufgaben übernehmen. Nicht zuletzt stehen Hausmeisterdienste für viele Hausverwaltungen auf dem Programm. Abhängig von der Schwerpunktsetzung übernimmt eine Hausverwaltung somit auch eine Mietverwaltung, wird als Makler tätig oder kümmert sich um Instandsetzungen und die Grundstückspflege.

Mit diesen Aufgaben setzt sich eine Hausverwaltung auseinander

Es gibt keinen fest vorgeschriebenen Aufgabenkatalog, den eine Hausverwaltung erfüllen muss. Vielmehr ist es so, dass die konkreten Leistungen zwischen den Eigentümern und der Hausverwaltung vereinbart werden. Bei einigen Angeboten ist das Facility-Management inkludiert und bei anderen werden Gartenarbeiten und die Grundstückspflege von der Hausverwaltung erwartet. Beide Seiten haben hierbei eine größtmögliche Gestaltungsfreiheit.

Allerdings schreibt das Wohneigentumsgesetz in den Paragrafen 21 und 27 verschiedene Aufgaben vor, für die eine Hausverwaltung bestellt werden kann. Hierzu gehören unter anderem die Aufstellung einer Hausordnung und Instandhaltungen beziehungsweise Instandsetzungen der Immobilie. Die Verwaltung muss sich um notwendige Versicherungen kümmern und sicherstellen, dass eine Instandhaltungsrückstellung bereitsteht. Auch die Aufstellung des Wirtschaftsplans gehört zu ihren Aufgaben.

Des Weiteren übernimmt eine Hausverwaltung häufig die Organisation und Verwaltung der Eigentümergemeinschaft. Hierzu gehört, Beschlüsse auszuführen und die Hausordnung durchzusetzen. Die Finanzen der Gemeinschaft, zu denen beispielsweise Kostenbeiträge, Lastenbeiträge und Hypothekenzinsen gehören, werden von der Hausverwaltung gemanagt. Das bedeutet, dass Beiträge angefordert, eingenommen und abgeführt werden müssen. Sollte ein Rechtsstreit vorliegen, muss der Eigentümer hierüber informiert werden. Auch das übernimmt die Hausverwaltung. Hierbei ist zu beachten, dass eine Hausverwaltung die Gesamtheit der Eigentümer vertritt und nicht für einzelne Parteien zuständig ist.

Hausverwaltung und Eigentümerversammlung

Eine wichtige Aufgabe der WEG-Hausverwaltung besteht darin, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Das muss einmal jährlich erfolgen. Sollten mindestens 25% der Eigentümer eine außerplanmäßige Eigentümerversammlung verlangen, muss die Hausverwaltung diese ebenfalls organisieren. Hierzu gehört, Einladungen zu verschicken und den Vorsitz beziehungsweise die Durchführung der Versammlung zu übernehmen.

Das Ziel einer Eigentümerversammlung besteht darin, eine gemeinsame Verwaltung aller Eigentümer in die Wege zu leiten. So können auf einer solchen Versammlung Beschlüsse gefasst werden, die mit der Immobilie in Verbindung stehen. Hierzu gehört unter anderem, Regeln für den Umgang mit dem Gemeinschaftseigentum aufzustellen. Außerdem werden auf einer solchen Versammlung Wirtschaftspläne erarbeitet, wodurch der Hausverwalter weniger Arbeit hat.
Im Besonderen sind die neuen Regelungen zum aktualisierten WEG-Gesetz seit 2020 zu beachten. Die WEG-Reform hat viel verändert beim Besitz von Eigentumswohnungen.

Hinweis: Im Vorfeld einer Eigentümerversammlung können die Eigentümer Anträge stellen, die von der Hausverwaltung dann auf die Tagesordnung gesetzt und bei der Versammlung besprochen werden.

Eine Hausverwaltung kümmert sich um Wirtschaftsplanung und Jahresabrechnungen

Eine zentrale Aufgabe von Hausverwaltungen besteht darin, einen Wirtschaftsplan zu erstellen und die Jahresabrechnung vorzunehmen. Sämtliche zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft müssen hierin einfließen. Es ist wichtig, dass aus der Übersicht ersichtlich wird, welcher Eigentümer welche Kosten zu tragen hat. Um dies ermitteln zu können, gibt es spezielle Schlüssel, die sich unter anderem an der Größe der Wohneinheiten oder der Zahl der Eigentümer orientieren.

Die Hausverwaltung muss sich mit solchen Berechnungsschlüsseln auseinandersetzen und diese professionell anwenden. Insbesondere geht es um die Ermittlung des monatlichen Wohngeldes, in dem auch notwendige Rücklagen für eventuelle Instandhaltungen enthalten sein müssen. Am Ende eines Kalenderjahres erfolgt eine Jahresabrechnung. Hierbei wird die Ist-Abrechnung (welche Kosten sind tatsächlich entstanden) der Soll Abrechnung (welche Kosten wurden erwartet) gegenübergestellt. Abhängig vom jeweiligen Ergebnis ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Überschuss.

Im zweiten Teil dieses Ratgebers geht es um die Sicht von Eigentümern. Wann ist es sinnvoll, eine Hausverwaltung zu beauftragen und wann kann diese Aufgabe eigenständig übernommen werden. Außerdem gibt es viele Tipps zur Suche einer professionellen Verwaltung und für das Abschließen eines Verwaltervertrags.

Foto(c) 936518/ pixabay.com

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