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Magazin für Hausverwalter, Vermieter und Eigentümer

28.12.2017

Die Betriebskostenabrechnung kommt auch 2018 auf Sie zu

Wie am Ende jeden Jahres ist jedem Vermieter klar, dass zeitnah die Betriebskostenabrechnung ins Haus steht. Doch immer wieder irren sich Vermieter, weil sie einige Kosten auf den Mieter umlegen wollen, die nicht umlagefähig sind. Das muss und sollte nicht sein, wie wir meinen. Nur 17 dürfen es sein und wir verraten, was es mit dieser Zahl auf sich hat.

Betriebskostenabrechnung | Foto: (c) Maurice Tricatelle/fotolia.com


Experten sind sich einig: Jede zweite Betriebskostenabrechnung ist falsch. Mal wird die Verwaltergebühr mit eingerechnet und zuweilen werden zu hohe Beteiligungen an den Sanierungen vom Mieter abverlangt. Und im Ergebnis entsteht Streit, der nur selten nicht vor einem Gericht endet und damit beide Vertragsparteien viel Geld kostet. Unnötig, wie wir meinen. Und wer keine Hausverwaltung an seiner Seite hat, die korrekte Betriebskostenabrechnungen erstellen kann, steht oft vor der Frage, welche Positionen umlagefähig sind und welche nicht.

Ach ja, was war nun mit der Zahl 17? Ein Blick in die Betriebskostenverordnung schafft Klarheit. 17 Kostenarten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Ein Blick in diese Verordnung ist dringend anzuraten. Doch welche Kosten sollte man nie vom Mieter zurückverlangen.

Diese Positionen gehören nicht in der Betriebskostenabrechnung

Zuallererst die schlechte Nachricht: Die Kosten für die Hausverwaltung können nicht auf die Mieterschaft umgelegt werden. Ist ohne Zweifel schade, aber eine gute Hausverwaltung rechnet sich immer und die professionelle Begleitung ist allemal erschwinglich.

Neben den Verwaltergebühren sind auch die Verwalteraufwendungen, wie die Kosten, die bei einer WEG-Versammlung entstehen, nicht umlagefähig. Gerade hier finden sich oft die Rechnungen für die Saalmiete wieder, in der die Eigentümer den Worten des Verwalters aufmerksam lauschen. Dies hat aber ebenfalls nichts in der Betriebskostenabrechnung zu suchen. Von den Portokosten und den Kontoführungsgebühren des Hauskontos ganz zu schweigen.

Achtung: Ob Sondereigentum oder Gemeinschaftseigentum, in beiden Bereichen muss der Vermieter die Kosten der Verwaltung selbst tragen.

Instandhaltungskosten sind ein No-GO bei der Umlage

Ob Instandhaltungskosten oder auch Reparaturen, beide Positionen gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung. Warum? Der Vermieter hat gesetzlich eine Pflicht zur Instandhaltung der Immobilie, denn vertraglich muss er dem Mieter eine bewohnbare Immobilie bieten, über die ganze Laufzeit des Mietvertrages. Nicht umsonst regelt dies §1 der BetrKV.

Tipp: Über eine gesonderte Kleinstreparaturklausel kann die Mieterschaft an den Kosten von Reparaturen beteiligt werden.

Und auch bei den Hausmeisterkosten entzündet sich gerne Streit. Der Kostenanteil, den der Hausmeister für die Instandhaltung der Immobilie aufwendet hat ist nicht umlagefähig. Und auch bei Werkzeugen kennt die BetrKV kein Pardon, diese zahlt der Vermieter.

Und sollte es einen Gutachter bei einem Schadenfall bedürfen haben die Kosten hierfür nichts in den Betriebskostenabrechnungen zu suchen.

Aber die Instandhaltungsrücklage zahlt der Mieter, oder? Nein, denn der Sinn dieser Rücklage ist die Fähigkeit in der Zukunft größere Kostenpositionen tragen zu können, so zum Beispiel eine neue Heizungsanlage oder einen Anstrich der Fassade.

Übrigens: Wird die Instandhaltungsrücklage der WEG beispielsweise auf ein Festgeldkonto eingezahlt und daraus resultiert eine Kapitalertragssteuer, so ist diese ebenfalls nicht umlagefähig. Der Grund ist der, dass der Eigentümer diese vom Finanzamt unter Umständen zurückbekommt.

Warum ist uns dieses Thema so wichtig?

Das hat zwei Gründe. Erstens wollen wir den Beweis erbringen, dass eine solide und professionelle Hausverwaltung absolut Sinn macht, denn die Abrechnung der Betriebskosten beziehungsweise des Hausgeldes ist komplex und die Gefahr von Fehlern im System zu groß. Es geht ja nicht nur um die Positionen der Abrechnungen, sondern auch im Fristen und die Form.

Zum anderen wollen wir auch den Hausverwaltern den Tipp geben (wieder) mal einen Blick in die BetrKV zu wagen. Zwar muss sich die Hausverwaltung bei Fehlern mit den Mietern auseinandersetzen und wird dafür auch entlohnt, der Eigentümer muss es eh bezahlen. Aber gerade die nicht umlagefähigen Betriebskosten schmälern bei vielen Eigentümern die Rendite und damit den nachhaltigen Erhalt der Immobilie. Letztlich sind Rechtsanwälte und Gerichte ebenfalls ein Kostenpunkt, den Eigentümer aus ihrem privaten Portemonnaie bezahlen müssen. Die Mieterschaft ist bei diesem Thema sensibilisiert und ein kostenintensiver Streit vermeidbar.

Für Eigentümer ohne eine Hausverwaltung: Wussten Sie, dass mittlerweile die Eichkosten im Rahmen der Heiz- und Wasserkosten umlagefähig sind? Das gilt auch für die Kosten des Betriebes einer Wäscheeinrichtung bei Waschmaschinen und Bügelanlagen. Falls nicht, dann ist dies wohl auch ein Grund mehr, sich einen Profi zu suchen, oder?!

Mit Instandhaltung und Reparaturen hat der Mieter nichts zu schaffen

Beim Wohnungseigentum gilt folgende Regel:

Reparatur- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig und daher vom Vermieter als Wohnungseigentümer immer selber zu begleichen, § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV.

Das betrifft zum einen die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung). Diese von den Wohnungseigentümern anzusparende Rücklage dient der Finanzierung erheblicher Kostenpositionen wie etwa eine neue Heizungsanlage oder ein Fassadenanstrich. Die als Bestandteil des monatlichen Hausgeldes erhobene Instandhaltungsrücklage, deren Höhe von der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen wurde, ist alleinige Angelegenheit des Vermieters. Wird die Instandhaltungsrücklage auf ein Festgeldkonto eingezahlt, ist die sich daraus ergebende Kapitalertragssteuer ebenfalls nicht umlegbar, zumal dem Vermieter diese Steuer unter bestimmten Voraussetzungen vom zuständigen Finanzamt zurückerstattet wird.

Reicht die Instandhaltungsrücklage zur Finanzierung einer dringenden Reparatur nicht aus, kann die Eigentümerversammlung eine Sonderumlage beschließen. Auch diese ist nicht umlegbar.

Die Kosten der laufenden Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums sind als Position des Hausgelds ebenso wenig umlagefähig. Dies gilt nicht nur für kleinere Reparaturen und etwaige Gutachten zur Schadensverursachung oder -feststellung. Vielmehr ist auch bei der Vergütung für einen etwaig vorhandenen Hausmeister der Anteil herauszurechnen, den dieser für Instandhaltungsarbeiten erhalten hat. Der Vermieter muss sowohl diesen Anteil als auch die Anschaffung von Werkzeug, welches der Hausmeister benutzt, selber zahlen. Ist für die Wohnungseigentümergemeinschaft ein Gärtner tätig, ist zwar die regelmäßige Gartenpflege umlagefähig. Das gilt aber nicht für die Kosten einer Erstbepflanzung,

Gartenarbeiten aus Gründen der Verkehrssicherungspflicht (etwa Fällen eines morschen Baums) oder den Anschaffungskosten für Gartengeräte.

Möchte der Vermieter dagegen Reparaturen an seinem Sondereigentum auf den Mieter umlegen, ist dies grundsätzlich unzulässig. Eine Ausnahme gilt nur für sogenannte Kleinreparaturklauseln, wonach der Vermieter kleinere Reparaturen bis zu einer bestimmten Höhe mietvertraglich auf dem Mieter abwälzen darf.

Foto: (c) Maurice Tricatelle/fotolia.com

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